Workflow AI to powtarzalny sposób pracy. Ma dane wejściowe, kroki, prompt startowy, kontrolę jakości, ryzyka i oczekiwany efekt końcowy. Poniższe przykłady są punktami startu, nie gotowymi obietnicami automatyzacji wszystkiego.
Workflow raportowy
Problem
Zespół zbiera notatki, dokumenty i linki, ale raport końcowy długo powstaje i ma nierówną strukturę.
Kiedy używać
Gdy trzeba przygotować raport z materiałów źródłowych, spotkań, konsultacji albo przeglądu dokumentów.
Dane wejściowe
- notatki,
- dokumenty źródłowe,
- linki,
- transkrypcje,
- oczekiwany układ raportu.
Kroki pracy
- Ustal cel raportu i odbiorcę.
- Wskaż źródła i ograniczenia.
- Poproś AI o strukturę raportu.
- Wypełnij sekcje na podstawie materiałów.
- Sprawdź fakty, cytaty i założenia.
Prompt startowy
Przygotuj szkic raportu dla [odbiorca]. Użyj wyłącznie przekazanych materiałów. Oddziel fakty od wniosków i oznacz miejsca, które wymagają weryfikacji.
Kontrola jakości
Źródła są wskazane, wnioski są oddzielone od faktów, a niepewne informacje są oznaczone.
Ryzyka
Halucynacje, pominięcie ważnego źródła, zbyt pewny ton przy słabych danych.
Efekt końcowy
Szkic raportu z jasną strukturą, listą źródeł i miejscami do zatwierdzenia przez człowieka.
Workflow mailowy
Problem
Maile są pisane za długo, różnią się tonem i często brakuje w nich jasnego następnego kroku.
Kiedy używać
Przy mailach po szkoleniu, do uczestników projektu, do zespołu albo do odbiorców usługi.
Dane wejściowe
- cel wiadomości,
- odbiorca,
- kontekst,
- termin,
- linki lub załączniki.
Kroki pracy
- Określ cel i oczekiwane działanie odbiorcy.
- Podaj ton i długość.
- Wygeneruj szkic.
- Usuń nadmiarowe zwroty.
- Sprawdź linki, daty i załączniki.
Prompt startowy
Napisz krótki mail do [odbiorca]. Cel: [cel]. Uwzględnij tylko podane informacje, zakończ jednym jasnym działaniem i nie dodawaj ozdobnych formuł.
Kontrola jakości
Mail ma temat, krótki kontekst, konkretne działanie i sprawdzone linki.
Ryzyka
Zbyt ogólny ton, dodanie nieistniejących ustaleń, brak jasnego wezwania do działania.
Efekt końcowy
Gotowy szkic maila do sprawdzenia i wysłania przez odpowiedzialną osobę.
Workflow analizy danych
Problem
Dane są dostępne, ale zespół potrzebuje szybkiego uporządkowania pytań, założeń i wniosków.
Kiedy używać
Przy tabelach, ankietach, prostych zestawieniach, danych jakościowych i podsumowaniach wyników.
Dane wejściowe
- tabela lub opis danych,
- pytanie analityczne,
- zakres dat,
- definicje kolumn,
- ograniczenia danych.
Kroki pracy
- Opisz dane i pytanie.
- Poproś o plan analizy.
- Wykonaj obliczenia w zaufanym narzędziu.
- Użyj AI do interpretacji i streszczenia.
- Sprawdź liczby oraz założenia.
Prompt startowy
Pomóż zinterpretować wyniki z tabeli. Najpierw wypisz założenia i pytania kontrolne. Nie wyliczaj wartości, jeśli nie masz pełnych danych.
Kontrola jakości
Liczby są sprawdzone poza modelem, a interpretacje zawierają ograniczenia.
Ryzyka
Pomylenie korelacji z przyczyną, błędne obliczenia, ignorowanie braków w danych.
Efekt końcowy
Lista obserwacji, ograniczeń i rekomendacji do decyzji człowieka.
Workflow dokumentów
Problem
Dokument powstaje z luźnych notatek i trudno utrzymać spójny układ, ton oraz zakres.
Kiedy używać
Przy procedurach, opisach usług, informacjach dla odbiorców i dokumentach wewnętrznych.
Dane wejściowe
- cel dokumentu,
- odbiorcy,
- notatki,
- wymagany układ,
- ograniczenia prawne lub organizacyjne.
Kroki pracy
- Ustal strukturę nagłówków.
- Przypisz treści do sekcji.
- Wygeneruj pierwszy szkic.
- Uprość język.
- Sprawdź kompletność i odpowiedzialność.
Prompt startowy
Ułóż dokument dla [odbiorca] na podstawie notatek. Zachowaj strukturę H2/H3, prosty język i oznacz pytania, których nie da się rozstrzygnąć z materiału.
Kontrola jakości
Dokument ma logiczne nagłówki, jednoznaczne instrukcje i brak dopisanych faktów.
Ryzyka
Przekroczenie zakresu, zbyt formalny język, brak informacji o wyjątkach.
Efekt końcowy
Szkic dokumentu gotowy do merytorycznego zatwierdzenia.
Workflow dostępnego dokumentu
Problem
Dokument jest poprawny merytorycznie, ale ma słabą strukturę, trudny język albo elementy niedostępne cyfrowo.
Kiedy używać
Przy dokumentach publikowanych online, materiałach szkoleniowych, raportach i prezentacjach.
Dane wejściowe
- tekst dokumentu,
- cel publikacji,
- odbiorcy,
- wymagania dostępności,
- format docelowy.
Kroki pracy
- Sprawdź strukturę nagłówków.
- Wyszukaj trudne fragmenty językowe.
- Sprawdź linki, tabele i listy.
- Wskaż brakujące alternatywy tekstowe.
- Przygotuj checklistę poprawek.
Prompt startowy
Przejrzyj dokument pod kątem prostego języka i dostępności. Zwróć konkretne problemy, proponowane poprawki i miejsca wymagające decyzji autora.
Kontrola jakości
Poprawki są sprawdzone przez człowieka, a AI nie zastępuje audytu specjalistycznego tam, gdzie jest wymagany.
Ryzyka
Pominięcie problemów technicznych, zbyt duże uproszczenie treści, brak kontekstu odbiorców.
Efekt końcowy
Lista poprawek i lepszy szkic dokumentu do dalszej kontroli.
Workflow researchowy
Problem
Research trwa długo, a źródła mieszają się z opiniami i nieoznaczonymi założeniami.
Kiedy używać
Przy przygotowaniu notatek, porównań, przeglądów tematu i wstępnych analiz.
Dane wejściowe
- pytanie researchowe,
- zakres,
- źródła,
- kryteria wiarygodności,
- format notatki.
Kroki pracy
- Rozbij pytanie na podtematy.
- Ustal kryteria źródeł.
- Zbierz materiały.
- Streszcz każde źródło osobno.
- Porównaj wnioski i oznacz luki.
Prompt startowy
Pomóż uporządkować research. Oddziel streszczenie źródeł od interpretacji. Wypisz luki, sprzeczności i pytania do sprawdzenia.
Kontrola jakości
Każdy wniosek ma źródło albo jest oznaczony jako hipoteza.
Ryzyka
Nieaktualne informacje, brak źródeł, mieszanie faktów z interpretacją.
Efekt końcowy
Notatka researchowa z listą źródeł, wniosków, luk i pytań kontrolnych.
Workflow ofertowy
Problem
Oferta powstaje od zera, a jej zakres nie zawsze wynika z potrzeb odbiorcy.
Kiedy używać
Przy przygotowaniu propozycji współpracy, zakresu warsztatu, planu sprintu albo odpowiedzi na zapytanie.
Dane wejściowe
- potrzeba klienta,
- ograniczenia,
- zakres pracy,
- rezultaty,
- pytania otwarte.
Kroki pracy
- Streść potrzebę odbiorcy.
- Wypisz elementy zakresu.
- Oddziel pewne ustalenia od pytań.
- Przygotuj szkic oferty.
- Sprawdź, czy nie ma obietnic bez pokrycia.
Prompt startowy
Przygotuj szkic oferty na podstawie ustaleń. Nie dodawaj cen ani gwarancji efektów. Oddziel zakres, rezultaty i pytania do doprecyzowania.
Kontrola jakości
Oferta nie obiecuje automatyzacji wszystkiego i jasno pokazuje warunki powodzenia.
Ryzyka
Nadmierne obietnice, ukryte założenia, brak warunków współpracy.
Efekt końcowy
Szkic oferty do rozmowy, a nie automatycznie gotowy dokument sprzedażowy.
Workflow po spotkaniu
Problem
Po spotkaniu giną ustalenia, decyzje i zadania, a notatki są zbyt długie albo zbyt chaotyczne.
Kiedy używać
Po spotkaniach projektowych, konsultacjach, warsztatach i rozmowach decyzyjnych.
Dane wejściowe
- notatki,
- transkrypcja,
- agenda,
- lista uczestników,
- format podsumowania.
Kroki pracy
- Oddziel decyzje, zadania i tematy otwarte.
- Przypisz właścicieli i terminy, jeśli są w materiale.
- Przygotuj krótkie podsumowanie.
- Oznacz brakujące ustalenia.
- Wyślij do potwierdzenia.
Prompt startowy
Przygotuj podsumowanie spotkania. Wypisz decyzje, zadania, właścicieli, terminy i pytania otwarte. Nie dopisuj ustaleń, których nie ma w notatkach.
Kontrola jakości
Uczestnicy mogą szybko potwierdzić, czy zadania i decyzje są zgodne z przebiegiem spotkania.
Ryzyka
Dopisanie decyzji, których nie było, pomylenie właścicieli, ujawnienie poufnych informacji.
Efekt końcowy
Krótka notatka po spotkaniu z decyzjami, zadaniami i pytaniami otwartymi.
Workflow dla menedżera
Problem
Menedżer ma dużo kontekstu, decyzji i komunikatów, ale nie zawsze ma czas, by je uporządkować przed rozmową z zespołem.
Kiedy używać
Przy priorytetach tygodnia, podsumowaniach, wariantach decyzji i komunikacji do zespołu.
Dane wejściowe
- cele,
- ograniczenia,
- lista tematów,
- ryzyka,
- odbiorcy komunikatu.
Kroki pracy
- Zbierz tematy i decyzje.
- Poproś o warianty uporządkowania.
- Wybierz priorytety.
- Przygotuj komunikat do zespołu.
- Sprawdź ryzyka i odpowiedzialność.
Prompt startowy
Pomóż uporządkować priorytety menedżerskie. Wypisz decyzje, ryzyka, zależności i propozycję krótkiego komunikatu do zespołu.
Kontrola jakości
AI pomaga uporządkować myślenie, ale decyzję podejmuje menedżer.
Ryzyka
Uproszczenie kontekstu, zbyt pewne rekomendacje, nieuwzględnienie relacji w zespole.
Efekt końcowy
Lista priorytetów, ryzyk i szkic komunikatu do zespołu.
Workflow edukacyjny
Problem
Materiały szkoleniowe powstają szybko, ale czasem brakuje im jasnego celu, ćwiczeń i dostosowania do grupy.
Kiedy używać
Przy konspektach, ćwiczeniach, slajdach, kartach pracy i podsumowaniach dla uczestników.
Dane wejściowe
- temat,
- grupa uczestników,
- poziom wiedzy,
- cele,
- czas i format szkolenia.
Kroki pracy
- Ustal cele uczenia.
- Rozbij materiał na bloki.
- Dodaj aktywności uczestników.
- Przygotuj materiały pomocnicze.
- Sprawdź prosty język i dostępność.
Prompt startowy
Przygotuj konspekt szkolenia dla [grupa]. Podaj cele, bloki, ćwiczenia, materiały i sposób sprawdzenia zrozumienia. Uwzględnij prosty język i dostępność.
Kontrola jakości
Każdy blok ma cel, aktywność i sposób sprawdzenia, czy uczestnik rozumie temat.
Ryzyka
Zbyt dużo treści, brak ćwiczeń, niedopasowanie do poziomu grupy.
Efekt końcowy
Konspekt i materiały startowe do przejrzenia przez trenera.